Carpetas y acceso

Las carpetas ordenan el trabajo de cada área dentro de un ambiente: Finanzas, Talento humano, Cartera, un cliente o un proyecto. Cada persona ve las carpetas donde tiene acceso, los procesos de una carpeta corren en las máquinas asignadas a ella, y la auditoría registra en qué carpeta pasó cada cosa. Así varias áreas comparten un mismo Zoan Cloud sin pisarse.

La regla es simple: la carpeta dice dónde, y los roles de la persona dicen qué puede hacer, igual en todas sus carpetas.

Dónde se gestionan

En el Centro, el panel muestra el árbol del ambiente: la raíz es el ambiente completo y debajo cuelgan las carpetas. Al elegir una carpeta, las pestañas muestran solo lo de esa carpeta y sus subcarpetas; en la raíz ves todo lo que tienes permitido. Ver El menú.
En Administración › Carpetas y acceso tienes la lista de carpetas del ambiente, con cuántos procesos tiene cada una.

Crear una carpeta

Pulsa Nueva carpeta en el árbol del Centro o en Carpetas y acceso. Para crear una dentro de otra, usa Nueva subcarpeta en el menú ⋮ de la carpeta (hasta 6 niveles).
Escribe el Nombre y, si quieres, una Descripción.
Pulsa Crear carpeta.

Una carpeta nueva no da acceso a nadie por sí sola: después decides quién entra y qué máquinas usa, en su Acceso. Desde el mismo menú ⋮ puedes Cambiar nombre o Eliminar (solo si está vacía: sin subcarpetas, procesos ni credenciales).

Qué va en una carpeta

En carpetas	Del ambiente (raíz)
Procesos, ejecuciones y disparadores	Máquinas y sesiones de robot
Asistentes y bases de conocimiento	Paquetes y credenciales globales
Proyectos de extracción y documentos por validar	Colas, flujos, formularios y almacenamiento
Credenciales e integraciones (tiendas, modelos de IA, API HTTP, Mosend)	Cuentas conectadas por OAuth (Microsoft 365, Google)

Al crear un proceso o un asistente eliges su Carpeta; después puedes llevarlo a otra con Mover a otra carpeta. Las credenciales e integraciones se crean en la carpeta seleccionada en el árbol. Lo que está en la raíz sirve para todo el ambiente.

Credenciales e integraciones de cada carpeta

Cada área guarda sus credenciales e integraciones en su carpeta, y quien no entra a ella no las ve.

Regla de uso: un robot usa lo de la carpeta de su proceso, lo vinculado a esa carpeta y lo de la raíz del ambiente; si el ambiente no tiene ninguna con ese nombre, usa la credencial global de la organización. Los asistentes y los proyectos de extracción siguen la misma regla con su propia carpeta. Ver Qué credencial usa cada robot.
Vínculos: para que otra carpeta use una credencial sin duplicarla, usa Vincular desde otra carpeta en la carpeta que la va a usar. Un vínculo vale para esa carpeta, no para sus subcarpetas. Ver Vincular desde otra carpeta.
Una carpeta con credenciales no se puede eliminar; al archivarla o eliminarla se quitan los vínculos hacia ella.

Quién entra a una carpeta

Abre la carpeta en el Centro y entra a la pestaña Acceso › Usuarios (o Acceso en su menú ⋮).

Pulsa Asignar personas, busca por nombre o correo y confirma.
Deja marcado Incluye subcarpetas para que la persona entre también a las carpetas de dentro.
Para retirar a alguien, usa Quitar de la carpeta.

Entran a una carpeta:

Quien está asignado a ella o a una carpeta superior con Incluye subcarpetas.
Quien tiene Todas las carpetas marcado en ese ambiente (en su acceso, desde Administración › Usuarios).
Los propietarios y administradores de la organización.

Quien no tiene acceso ve la carpeta con un candado y el aviso de a quién pedírselo.

Los permisos de gestionar carpetas (crear, cambiar nombre, eliminar y decidir quién entra) los tienen por defecto los propietarios y administradores, y se pueden dar a roles propios para que cada área administre las suyas.

Qué máquinas usa una carpeta

En Acceso › Máquinas asignas las máquinas donde corren los procesos de la carpeta. Una máquina puede estar en varias carpetas.

Un proceso de una carpeta corre solo en las máquinas asignadas a esa carpeta. Si no hay ninguna, el portal lo dice al lanzarlo para que las asignes.
Un proceso que está en la raíz corre en cualquier máquina del ambiente.

En la auditoría

Cada evento de la auditoría indica su carpeta, y puedes filtrar por carpeta o por la Raíz del ambiente.

Siguientes pasos

Usuarios y roles — roles, licencias y acceso a ambientes.
Qué es una máquina — los equipos que ejecutan los robots.
Crear un proceso