Mi cuenta y Organización y SSO

La configuración está en dos lugares, según a quién afecte:

Dónde	Qué contiene	A quién afecta
Mi cuenta (tu avatar, abajo en el riel)	Tu perfil, tu contraseña, el doble factor, los equipos donde tienes la sesión abierta, tus notificaciones y tu suplencia	Solo a ti
Administración › Organización y SSO	Nombre, inicio de sesión único, grupos de Microsoft Entra ID, plazos de tareas, firma de webhooks, gobierno de IA y seguridad	A toda la organización

Para cambiar la configuración de la organización se necesita el permiso de actualizarla (por defecto, Propietario y Administrador). Si abres Organización y SSO sin ese permiso, te lleva a Mi cuenta.

Mi cuenta

Perfil: Nombre y Apellido. Se reflejan de inmediato en el portal.
Contraseña: pide la actual, la nueva y su confirmación. La nueva debe tener al menos 8 caracteres.
Doble factor (app autenticadora): al iniciar sesión, además de la contraseña, escribes un código de tu teléfono. Funciona con Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy y 1Password. Al activarlo recibes códigos de respaldo: guárdalos, cada uno sirve una sola vez. Si tu organización exige el doble factor, no se puede desactivar.
Suplencia: quién recibe también tus tareas mientras no estás, entre dos fechas. Ver Suplencias.

Organización y SSO

Organización

El nombre visible de tu organización. El subdominio (tu-empresa.cloud.zoansoftware.com) es de solo lectura.

Inicio de sesión único (SSO)

Tu equipo entra con la cuenta de la empresa —Microsoft Entra ID, Google Workspace u otro proveedor OpenID Connect— sin otra contraseña que recordar, y quien sale de la empresa pierde el acceso al desactivarlo en el directorio. Según tu plan, puedes:

Limitar los Dominios de correo permitidos.
Crear usuarios automáticamente al primer acceso (sin licencias: esas las asigna un administrador). Con Microsoft Entra ID también puedes crear las cuentas por grupos, con roles según el grupo: ahí deciden los grupos, y esta opción solo aplica a quien no esté en uno si así lo configuras.
Solo SSO: deshabilitar la contraseña para los dominios permitidos.

La pantalla te muestra la URL de redirección que debes registrar en el proveedor.

Probar inicio de sesión

Con el SSO configurado, Probar inicio de sesión comprueba la conexión con el proveedor sin arriesgar el acceso de nadie: funciona aunque el SSO esté deshabilitado, así que puedes probarlo antes de activarlo.

Pulsa Probar inicio de sesión. Se abre el proveedor en una pestaña nueva, donde eliges la cuenta con la que quieres probar.
Al volver, esa pestaña confirma que terminó y la puedes cerrar. El resultado aparece en la tarjeta del SSO.

La prueba valida lo mismo que un inicio de sesión real: el emisor, el canje del código con el Client ID y el secreto, la firma del token, que traiga el correo y que su dominio esté permitido. Además te dice, sin cambiar nada, qué pasaría con esa cuenta: si ya tiene cuenta, si se crearía al primer acceso o si necesitaría una invitación y, con Microsoft Entra ID, qué harían los grupos sincronizados.

La prueba no inicia sesión, no crea usuarios ni cuentas, no acepta invitaciones y no cambia roles. El resultado solo lo ve quien la lanzó y dura unos minutos; cada prueba queda en la auditoría. Se necesita el permiso de actualizar la organización.

Si algo falla, el resultado dice qué revisar:

Mensaje	Qué hacer
El secreto del cliente no es válido o venció (AADSTS7000215, AADSTS7000222)	En el registro de la aplicación, en Certificados y secretos, crea un secreto nuevo, copia su Valor (no su Id) y guárdalo con Editar.
La URL de redirección no está registrada (AADSTS50011)	Agrega exactamente la URL de redirección que muestra la pantalla como URI de tipo Web en Autenticación.
La aplicación no existe en el directorio (AADSTS700016)	Revisa que el Client ID y el id del directorio sean del mismo registro de aplicación.
Falta el consentimiento (AADSTS65001)	Un administrador del directorio concede el consentimiento en Permisos de API › Conceder consentimiento de administrador.
El dominio no está entre los permitidos	Agrega el dominio en Dominios de correo permitidos o prueba con una cuenta de esos dominios.
El token no trae el correo	En Microsoft Entra ID agrega la notificación opcional email al token de id (Configuración del token); en otros proveedores incluye el alcance `email`.

Con algunos errores (por ejemplo AADSTS50011 o AADSTS700016) el proveedor muestra el mensaje en su propia pestaña y no vuelve a Zoan Cloud; mientras esperas, la tarjeta te recuerda qué significan esos códigos.

Grupos de Microsoft Entra ID

Trae los grupos de tu directorio con sus miembros y responsables, con la aplicación de Entra de tu organización (o la del SSO). Aquí conectas la aplicación, verificas sus permisos, eliges qué grupos sincronizar, cada cuánto, y ves las últimas sincronizaciones. Paso a paso en Sincronizar grupos con Microsoft Entra ID.

Seguridad

Exigir doble factor a todos los miembros: cada persona se enrola en su siguiente inicio de sesión.
Cierre de sesión por inactividad (minutos): de 5 a 480; vacío usa el valor de la plataforma (15 minutos). Aplica de inmediato a tu sesión y a las demás en su próxima recarga. En equipos compartidos, bájalo (5–10 minutos) para que una sesión olvidada se cierre rápido.
Zona horaria de la organización: se usa en los correos (vencimientos de tareas, escalamientos) y en los reportes.

Plazos de atención de tareas (SLA)

Define en horas el plazo para atender las tareas según su origen: Aprobaciones de asistentes, Tareas de procesos RPA, Tareas creadas por API y Tareas de flujos. El plazo marca la tarea fuera de plazo, la escala una vez y avisa, pero no la cierra. Ver Tareas.

Firma de webhooks

El secreto con el que Zoan Cloud firma los webhooks que envía a tus sistemas, para que puedan comprobar que el aviso es auténtico. Mostrar secreto y Copiar.

Gobierno de IA

Activa el Enmascarado de datos personales obligatorio en toda la organización y elige los Tipos que siempre se enmascaran: asistentes y robots reemplazan cédulas, NIT, correos, teléfonos, cuentas, direcciones y nombres por marcadores antes de enviar el texto al modelo. Ver registro te lleva a Gobierno de IA.

Siguientes pasos

Usuarios y roles — quién entra y con qué permisos y licencias.
Gobierno — auditoría, consumo y datos personales.
API de Zoan Cloud — cuentas de servicio y claves de API (Administración › Claves de API) para conectar tu ERP, CRM o herramienta de BI.