Grupos, destinatarios y suplencias

Los roles dicen qué puede hacer cada persona en Zoan Cloud. Los grupos dicen a quién le llega el trabajo. Separarlos te deja, por ejemplo, tener un solo rol «Aprobador» y dirigir cada aprobación al equipo que corresponde (Compras, Tesorería, Mesa de ayuda), sin crear un rol por equipo.

	Para qué sirve	Dónde
Rol	Permisos: ver, decidir, administrar.	Administración › Roles y Usuarios
Grupo	Destino de tareas: miembros y su responsable.	Administración › Grupos

Crear un grupo

Entra a Administración › Grupos y pulsa Nuevo grupo.
Escribe el nombre (único en la organización) y, si quieres, una descripción.
En el detalle del grupo, agrega a los miembros y elige al responsable (una o varias personas). El responsable no tiene que ser miembro: puede ser el jefe del equipo.

Una persona puede estar en varios grupos. Los grupos son de toda la organización y valen en todos los ambientes; para ver una tarea, la persona además necesita acceso al ambiente y permiso para ver tareas.

Los grupos pueden venir de Zoan Cloud (los creas aquí) o de Microsoft Entra ID (se sincronizan solos y sus miembros se administran en Entra). Ver Sincronizar grupos con Microsoft Entra ID.

A quién puede ir una tarea

Destino	Quién la ve y la decide
Una persona	Esa persona.
Un rol	Cada persona con ese rol.
Un grupo	Cada miembro del grupo, también quien entre después mientras la tarea siga abierta.
El responsable de un grupo	El responsable (o responsables) del grupo.

Además, en los flujos de Zoan Flow:

Destino	Cómo se resuelve
Desde una variable del caso	El valor de una variable (la salida de una tabla de decisión o un campo del formulario) se toma como un grupo (nombre o id), el responsable de un grupo o una persona (su correo). Admite rutas como `ruta.grupo`.
El responsable del grupo de quien inició	Los responsables de los grupos de la persona que inició el caso (sin contarla a ella).

Al publicar, el editor revisa que la variable exista y que el grupo fijo tenga personas con acceso al ambiente. Si al llegar el caso no hay a quién dirigir la tarea —la variable está vacía, el grupo quedó sin personas o el caso lo inició un disparador—, el paso queda en incidente con un mensaje que dice qué falta; lo resuelves desde el monitor.

Desde un robot, la actividad Create Human Task dirige la tarea a un grupo con assignGroup (el nombre del grupo). Desde la API, el destino es { "kind": "group", "ref": "Compras" } o { "kind": "group_owner", "ref": "<id del grupo>" }.

Quien inicia el caso no decide su propia aprobación

En cada tarea de persona de un flujo, No puede decidir quien inició el caso deja fuera del destino a la persona que inició el caso, aunque esté en el rol o el grupo: no la ve ni la decide, y el resto del equipo sí. Viene activada cuando las decisiones son de aprobación (por ejemplo, Aprobar y Rechazar) y la puedes cambiar en Quién decide; un flujo publicado antes de esta opción la toma al volver a publicarlo. Si sin esa persona no queda nadie, el paso queda en incidente con el motivo. Al reasignar o escalar la tarea, sigue fuera. Cada vez que el destino incluye a quien inició el caso queda registrado en la auditoría, esté activada o no.

Si el destinatario sale de una variable de entrada (la llena quien inicia el caso, también desde el formulario de inicio), el editor te avisa al publicar: quien inicia podría elegir quién lo aprueba. Para aprobaciones, toma el destinatario de una tabla de decisión.

Escalamiento

Si una tarea pasa su plazo, puede reasignarse una vez a un grupo o a su responsable: en la política de la organización (Administración › Organización y SSO › Plazos de atención de tareas), con escalateToGroup en la actividad o con escalate_to en la API.

Suplencias

Antes de salir de vacaciones, registra a tu suplente en Mi cuenta › Suplencia: eliges a la persona, la fecha de inicio (vacía = desde ya) y la de fin.

Mientras la suplencia está vigente, las tareas que te llegan también le llegan a tu suplente: los dos las ven y cualquiera puede decidirlas. Así nada queda esperando, y si vuelves antes, sigues teniéndolas. Aplica a las tareas dirigidas a ti, también cuando eres el responsable de un grupo; las tareas de un grupo o de un rol ya las ven los demás miembros.

Lo que te llegó antes de la suplencia no cambia.
Una persona tiene una suplencia a la vez; para cambiarla, quita la actual y registra otra.
Quien tiene el permiso Registrar o quitar la suplencia de otras personas (por defecto, Propietario y Administrador) la registra desde la ficha de la persona en Administración › Usuarios.
Todo queda en la auditoría: quién registró o quitó cada suplencia y a qué tareas se sumó el suplente.

Permisos

Permiso	Qué permite	Por defecto
Ver los grupos de la organización (`group:list`)	Ver Administración › Grupos, miembros y responsable.	Propietario, Administrador
Crear y editar grupos (`group:manage`)	Crear, editar y borrar grupos; elegir y sincronizar los de Microsoft Entra ID.	Propietario, Administrador
Registrar o quitar la suplencia de otras personas (`delegation:manage`)	Administrar la suplencia de cualquier persona.	Propietario, Administrador

Cada persona registra su propia suplencia sin permisos adicionales. Puedes dar estos permisos a un rol propio.