Permisos y planes
Los flujos separan quién diseña el proceso, quién lo opera día a día y quién ve los datos de cada caso. Así, por ejemplo, un supervisor puede seguir el avance de todas las facturas sin ver sus montos, y solo un administrador puede cambiar una decisión que ya tomó una persona.
Qué permite cada permiso
Sección titulada «Qué permite cada permiso»| Permiso | Qué permite |
|---|---|
orchestration:list | Ver la lista de flujos, los Casos, los Incidentes y el Monitoreo. |
orchestration:read | Abrir un flujo (el lienzo en solo lectura) y el detalle de cada caso: su avance y el estado de cada paso. |
orchestration:read_data | Ver los datos de cada caso: variables, datos de entrada y salida de cada paso, resultados, mensajes de error y la clave de negocio. En el portal se llama Ver datos de flujos. |
orchestration:read_sensitive | Junto con el anterior, Mostrar datos sensibles de un caso: los campos de formularios marcados como sensibles. Cada vez que alguien los muestra queda en la auditoría. |
orchestration:design | Crear flujos y editar su borrador: lienzo, validación y simulación. |
orchestration:publish | Publicar versiones. |
orchestration:start | Iniciar casos a mano o por API, y crear, cambiar o activar disparadores que inician flujos. |
orchestration:operate | Resolver incidentes: reintentar, aplicar un resultado tardío, saltar, detener lo que sigue en curso, editar variables y cancelar casos. |
orchestration:signal | Enviar señales a los casos que esperan un evento, desde el portal o la API. Quien tiene orchestration:operate también puede. Ver Esperas. |
orchestration:override | Cambiar variables protegidas: las que guardan la decisión de una persona. |
orchestration:delete | Archivar y restaurar flujos. |
Qué trae cada rol
Sección titulada «Qué trae cada rol»| Rol | Ver y seguir | Ver datos | Diseñar y publicar | Iniciar y operar | Anular decisiones y archivar |
|---|---|---|---|---|---|
| Propietario, Admin | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Desarrollador | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Operador | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Diseñador de IA, Asesor de atención, Auditor, Lector | ✓ |
Para una integración que solo avisa a los casos (por ejemplo, la pasarela de pagos), crea un rol con orchestration:signal para su cuenta de servicio: puede enviar señales sin poder reintentar, saltar ni cancelar. Para enviar señales con datos desde el portal se necesita además orchestration:read_data.
Por defecto, solo el Propietario y el Admin pueden Mostrar datos sensibles de un caso (orchestration:read_sensitive).
Las personas que deciden en los pasos de persona no necesitan permisos de flujos: atienden sus tareas desde la bandeja Tareas, como cualquier otra tarea dirigida a ellas o a su rol. Para el resto de permisos y roles, ver Usuarios y roles.
Auditoría: quién hizo qué y quién vio qué
Sección titulada «Auditoría: quién hizo qué y quién vio qué»Todo lo importante de un flujo queda en Gobierno › Auditoría, con quién lo hizo y cuándo. Lo que hace el propio Zoan Cloud aparece como Sistema. Así respondes a un auditor sin reconstruir nada a mano.
| Qué pasó | Cómo aparece |
|---|---|
| Diseño | Flujo creado, Borrador de flujo guardado, Flujo publicado, Flujo archivado, Flujo restaurado, Flujo revisado antes de publicar, Flujo probado con datos de ejemplo |
| Casos | Caso iniciado, Datos de casos borrados (cuando los casos vencidos salen de la plataforma, archivados o borrados) |
| Quién vio datos | Datos de un caso consultados: se registra cuando alguien con permiso para ver datos abre un caso, su registro o la lista de casos. Una misma persona viendo el mismo caso se anota una vez cada 10 minutos. Mostrar datos sensibles se registra aparte. |
| Acciones de quien opera | Paso reintentado por una persona, Paso saltado por una persona, Caso cancelado, Datos de un caso corregidos (qué variables, no sus valores), Resultado tardío aplicado, Trabajo en curso de un paso detenido, Varios pasos reintentados a la vez |
| Acciones del sistema | Paso reintentado automáticamente, Tarea vencida en un caso, Caso recuperado automáticamente, Trabajo detenido automáticamente, Caso detenido por un error del sistema, Disparador pausado por casos con problemas |
La auditoría nunca guarda la clave de negocio en claro ni el texto de los motivos: guarda lo necesario para saber qué pasó sin repetir los datos del caso.
Los flujos se activan por plan. Si tu plan no los incluye, Flujos no aparece en el menú y la página dice que tu plan no incluye flujos.
El plan fija dos límites:
- Flujos activos: cuántos puedes tener sin archivar en toda la organización. Para crear uno más, archiva alguno o cambia de plan.
- Casos por mes: cuántos casos se pueden iniciar al mes, sumando todos los ambientes. Al llegar al tope, los inicios por API y por webhook se rechazan y los ítems de una cola esperan hasta que haya cupo.
Además, los pasos de IA requieren que el plan incluya AI Workflows.
Si el plan cambia
Sección titulada «Si el plan cambia»Si el plan deja de incluir flujos, ya no se pueden diseñar, publicar ni iniciar casos, y los disparadores dejan de iniciarlos. Los casos que ya existen se pueden seguir viendo, operando y cancelando desde Casos e Incidentes. Si el plan deja de incluir robots o AI Workflows, los pasos de ese tipo que falten por correr quedan como incidente.
Cuánto se conservan los casos
Sección titulada «Cuánto se conservan los casos»Los casos terminados (completados o cancelados) quedan a la vista el tiempo que fije el plan; por defecto, 90 días. Después salen de la plataforma con sus pasos, sus eventos y los archivos que generaron: por defecto se archivan en un .zip que se conserva hasta que tú lo borres, o se borran si así lo eliges. Ver Retención y archivo de datos. Los casos abiertos nunca salen.