Usuarios y roles

Cada persona de tu organización entra a Zoan Cloud con tres cosas que se deciden por separado:

	Qué decide	Dónde
Roles	Qué puede hacer: ver, ejecutar, diseñar, aprobar, administrar.	Administración › Usuarios
Licencias	Si puede diseñar en el Designer o ejecutar robots desde su equipo.	Administración › Usuarios
Acceso	En qué ambientes y carpetas trabaja.	Administración › Usuarios y la pestaña Acceso de cada carpeta

Separarlas te deja dar a cada quien justo lo que su trabajo necesita: una analista de cartera puede aprobar tareas y seguir sus robots sin licencia de desarrollo, y un desarrollador puede diseñar sin entrar a las carpetas de otras áreas.

Roles del sistema

Rol	Para quién	Qué puede hacer
Propietario	El responsable de la cuenta	Todo, en toda la organización, incluidas facturación y suscripción.
Administrador	Quien administra la operación	Personas, roles, ajustes y todos los ambientes con todos los permisos. No gestiona la facturación.
Desarrollador	Quien construye las automatizaciones	Diseña, publica y mantiene procesos; gestiona sus credenciales y disparadores.
Operador	Quien opera el día a día	Ejecuta y monitorea procesos en producción, sin modificar su configuración.
Auditor	Cumplimiento y control interno	Lectura de todos los recursos, más la auditoría.
Lector	Observadores	Lectura de lo operativo: ambientes, procesos y ejecuciones.
Diseñador de IA	Quien crea asistentes y extracción de documentos	Diseña, publica y mantiene asistentes de IA y proyectos de extracción, con sus credenciales y conexiones. No toca robots ni procesos.
Asesor de atención	Quien atiende a clientes	Atiende las conversaciones escaladas por los asistentes y las tareas humanas, sin modificar la configuración.

Propietario y Administrador entran a todos los ambientes, también a los que se creen después.

Roles de tu organización

En Administración › Roles (Roles y permisos) puedes crear roles propios con los permisos que elijas, por ejemplo Contabilidad, si tu plan incluye roles personalizados. Se suman a los demás roles de la persona y sirven también para dirigir tareas: una tarea dirigida al rol Contabilidad solo la ven y la deciden sus miembros. Para repartir trabajo entre equipos sin multiplicar roles, usa grupos: el rol da los permisos y el grupo dice a quién le llega cada tarea. Exportar matriz descarga en CSV qué permisos tiene cada rol.

Nadie puede dar un rol con permisos que él no tenga, ni gestionar a alguien que tenga un rol que él no podría dar. La organización siempre conserva al menos un Propietario.

Licencias

Las licencias dicen qué puede hacer cada persona según su trabajo. Van aparte de los roles: cambiar sus roles no cambia sus licencias.

Licencia	Qué habilita
Desarrollo	Crear y publicar robots, asistentes, extracción de documentos, flujos y formularios, y trabajar en el Zoan Designer.
Robot atendido	Ejecutar robots desde su propio equipo con Zoan Agent, a su nombre.

Atender tareas, llenar formularios y consultar el portal dependen solo de los roles: no necesitan licencia.
Cada licencia asignada usa un cupo de tu plan. La pantalla muestra cuántas están en uso (por ejemplo, «3 de 5 en uso»). Para dar una más con el cupo lleno, libera una o mejora tu plan.
Quien no es Propietario ni Administrador solo puede asignar las licencias que él tiene, y nadie cambia las suyas.

Si los roles de alguien le permiten crear o publicar pero no tiene la licencia de desarrollo, el formulario te lo advierte para que la marques.

Invitar a una persona

En Administración › Usuarios, pulsa Invitar.
Escribe su Correo y, si quieres, su nombre.
Roles: pasa a Asignados los que necesita.
Licencias: marca las que su trabajo requiere.
Ambientes: elige dónde trabajará. Elegir un ambiente solo le da entrada; ahí trabaja con sus roles. Marca Todas las carpetas si debe ver también lo que hay dentro de las carpetas; si no, entra a las carpetas donde la asignes.
Revisa Qué podrá hacer y pulsa Enviar invitación.

Le llega un correo para crear su contraseña y entrar. Si tu organización usa inicio de sesión único (SSO), ver Organización y SSO.

Cambiar roles, licencias o acceso

Abre la persona en Administración › Usuarios y cambia sus roles, licencias o ambientes en su Acceso; guarda con Guardar acceso. La entrada a cada carpeta se gestiona en el Centro, en la pestaña Acceso de la carpeta. Ver Carpetas y acceso.

Personas gestionadas por Microsoft Entra ID

Si tu organización crea las cuentas desde Microsoft Entra ID, esas personas aparecen con Gestionado por Microsoft Entra: entran con su cuenta de Microsoft, su nombre y correo vienen de Entra, y los roles, licencias o ambientes que les da un grupo se marcan De Microsoft Entra (se quitan en Entra o en el grupo, no aquí). Lo que agregues a mano se conserva siempre.

Cuando una de ellas sale de los grupos sincronizados o se deshabilita en Entra, aparece como Suspendido: no entra ni recibe trabajo nuevo, pero no se borra nada. Reactivar le devuelve el acceso (si sigue fuera de los grupos, la siguiente sincronización la vuelve a suspender).

Eliminar una persona

Al eliminarla, su acceso se revoca de inmediato y su licencia queda libre. Su historial y las ejecuciones que lanzó se conservan, para no perder la trazabilidad.

Buenas prácticas

Mínimo privilegio: empieza por el rol más acotado y amplía solo si hace falta.
Pocos propietarios: el Propietario controla facturación y seguridad.
Quien diseña no es quien opera: separar quién publica de quién ejecuta reduce errores en producción.
Carpetas por área: da acceso por carpeta en lugar de Todas las carpetas cuando el trabajo de un área no le concierne a otra.
Revisa periódicamente la lista de personas y libera licencias que ya no se usan.

Siguientes pasos

Carpetas y acceso — quién entra a cada área.
Ambientes — separar producción de pruebas.
Tareas — dirigir decisiones a personas, roles o grupos.
Grupos, destinatarios y suplencias — equipos, responsables y quién cubre a quién.