Diseñar un formulario

El diseñador muestra el formulario tal como lo verá quien responde, mientras lo armas. A la izquierda está la paleta de campos; en el centro, el formulario con sus secciones; a la derecha, las propiedades de lo que elijas.

Lo básico

Se guarda solo. El borrador se guarda cada pocos segundos; la barra superior dice Guardando…, Guardado o Cambios sin guardar. Si otra persona guardó el mismo formulario mientras editabas, eliges: recargar lo guardado, guardar tus cambios como copia, reemplazar con los tuyos o descargarlos en JSON.
Deshacer y rehacer con Ctrl+Z y Ctrl+Y.
Escritorio y Móvil. Cambia la vista para ver cómo queda en un computador y en un teléfono.
Problemas al instante. El contador de la barra (Sin problemas, N problemas, N avisos) se actualiza mientras diseñas; al abrirlo, cada problema te lleva al campo.
Solo lectura. Si tu rol solo puede ver formularios, o tu plan no incluye su diseño, el diseñador lo dice y no deja editar.

Con el teclado: Alt+↑ y Alt+↓ mueven un campo, Alt+← y Alt+→ lo cambian de columna o de sección y Supr lo quita (se puede deshacer).

Entradas: lo que el formulario recibe

En la pestaña Entradas declaras los datos que el formulario recibe al crear la tarea: el número de factura que leyó el robot, el cliente del caso, el monto que calculó el asistente. Con ellas, la persona ve el contexto sin escribirlo de nuevo, y los campos se pueden precargar.

Pulsa Agregar entrada y define su clave, su tipo (Texto, Número, Entero, Sí / no, Fecha, Fecha y hora, Objeto, Lista o Archivo), si es Obligatoria y si es Sensible. Quien crea la tarea (el flujo, el asistente o el robot) entrega esos valores.

Secciones y columnas

Un formulario se organiza en secciones. Cada una tiene un Título (opcional) (sin título, no muestra encabezado), de 1 a 4 columnas, la opción Se puede plegar y una regla Cuándo se ve la sección. Cada campo ocupa un Ancho de 1 a 4 columnas, y con Mover a la sección lo cambias de lugar.

En un teléfono, o en una pantalla angosta, cada sección se ve en una sola columna y en el mismo orden: diseñas una vez y se ve bien en los dos.

Tipos de campo

Arrastra un campo de la paleta al formulario, o pulsa Enter para ponerlo después del campo elegido.

Grupo	Campos
Básicos	Texto, Área de texto, Número, Moneda (COP, USD o EUR), Correo, Teléfono
Selección	Lista desplegable, Selección múltiple, Opción única (hasta 8 opciones), Casilla
Fechas	Fecha, Fecha y hora (en la zona horaria de tu organización)
Archivos y tablas	Archivo adjunto, Tabla
Presentación	Texto informativo (instrucciones con negrita, cursiva, listas y enlaces), Valor de solo lectura (muestra una entrada como texto; no forma parte de la respuesta)

Propiedades de un campo

Panel	Qué configuras
General	Etiqueta, Clave (en la respuesta) (se genera de la etiqueta y es el nombre con el que el dato llega a quien lo usa), Ayuda, Texto de ejemplo dentro del campo y Tipo.
Validación	Obligatorio (en una casilla, Debe marcarse («acepto»)). Mínimo y máximo de caracteres. Un patrón: Cédula colombiana, NIT (con dígito de verificación), Placa de vehículo, Solo dígitos, Letras y números o un Patrón propio (expresión regular). Mínimo y Máximo de números y fechas, fijos, relativos a hoy o tomados de otro campo (la fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio). Decimales. Cuántas opciones elegir como mínimo y como máximo.
Opciones	Fijas, una por renglón (con `valor \| texto` guardas un valor distinto del que se ve), o De una entrada (lista) que llega al crear la tarea.
Valor	Valor inicial, Precargar con la entrada y Formato.
Privacidad	Dato sensible y Mostrar los últimos 4 caracteres. Ver Datos sensibles.
Reglas	Cuándo se ve, cuándo es obligatorio, cuándo es de solo lectura y si se calcula. Ver abajo.

Cada campo muestra en el formulario unas etiquetas que resumen su comportamiento: Obligatorio, Obligatorio con regla, Calculado, Visible con regla, Solo lectura o Sensible. Si quitas un campo del que dependen otras reglas, el diseñador te dice cuáles y te ofrece Quitar campo y reglas.

Reglas sin código

Las reglas hacen que el formulario pida solo lo que hace falta en cada caso. Se arman eligiendo, no escribiendo:

Cuándo se ve: Siempre se ve, Se muestra cuando… o Se oculta cuando…. Un campo oculto no se valida ni llega en la respuesta.
Cuándo es obligatorio: además de Obligatorio, Es obligatorio cuando…. Aquí puedes usar La decisión: por ejemplo, el Motivo del rechazo es obligatorio cuando la decisión es Rechazar.
Cuándo es de solo lectura: Es de solo lectura cuando…. Un campo de solo lectura conserva su valor inicial.
Cuándo se ve la sección y, en una tabla, Cuándo se ve la celda.

Cada condición compara un campo, una entrada o (en una tabla) otra columna de la misma fila, con un valor fijo o con otro campo. Combina varias con Todas (y además) o Basta con una (o bien). Las comparaciones dependen del tipo del campo:

Tipo	Comparaciones
Texto	es, no es, contiene, no contiene, es alguno de, no es ninguno de, está vacío, tiene valor
Número y moneda	es igual a, es distinto de, es mayor que, es mayor o igual que, es menor que, es menor o igual que, está vacío, tiene valor
Fecha	es, es posterior a, es igual o posterior a, es anterior a, es igual o anterior a, está vacío, tiene valor
Casilla	está marcada, no está marcada
Selección múltiple	incluye, no incluye, está vacía, tiene algo
Tabla y archivos	tiene filas o no tiene filas; tiene archivos o no tiene archivos

Cada regla se lee como una frase, por ejemplo: «Se ve salvo cuando Total es mayor que $ 1.000.000». El panel Reglas del formulario las muestra todas juntas. Si dos reglas dependen una de la otra en círculo, el diseñador lo explica y no deja publicar. Para casos avanzados, Editar como JSON.

Cálculos

Un campo calculado se llena solo y quien responde no lo escribe: el subtotal de una fila, el total de una tabla, un impuesto. Activa Calcular el valor (quien responde no lo escribe) y elige la Operación: Un solo valor, Sumar (+), Restar (−), Multiplicar (×), Dividir (÷) o Si… entonces… si no…. Los operandos pueden ser un campo, Un número fijo, la Suma de una columna o la Cantidad de filas de una tabla. Ajusta Si está vacío, usar 0, los Decimales de la división y Redondear a (decimales).

Las cuentas se hacen con decimales exactos (sin errores de redondeo en los centavos) y Zoan Cloud las vuelve a calcular al recibir la respuesta, así que el resultado guardado siempre es el correcto. El constructor visual está en los campos de número y moneda; para otros cálculos (unir textos, días entre dos fechas, el primer valor no vacío) usa Editar como JSON (ver la referencia).

Archivos

El campo Archivo adjunto pide documentos o fotos: el soporte de un gasto, la cédula escaneada, la foto de un daño. Configura los Tipos aceptados (PDF, imágenes PNG, JPG o WEBP, Word y Excel, CSV o texto plano), el Máximo de archivos (hasta 10) y el Tamaño máximo (MB) (hasta 25). En el teléfono, quien responde puede tomar la foto con la cámara.

Cada archivo se revisa antes de aceptarlo: se comprueba su tipo real (no solo la extensión) y pasa por el antivirus. Los archivos de las respuestas se guardan aparte, fuera de tus buckets de Storage, y los que se subieron pero no quedaron en la respuesta se borran al cerrar la tarea.

Tablas

Una Tabla pide varias filas de lo mismo: los ítems de una compra, los gastos de un viaje. Agrega columnas con Agregar columna (de cualquier tipo salvo otra tabla, texto informativo o valor de solo lectura), marca cuáles son Obligatoria y define sus Reglas y cálculo de la columna, por ejemplo subtotal = cantidad × valor. Define el Mínimo de filas y el Máximo de filas (hasta 200). En un computador se ve como tabla; en un teléfono, cada fila es una tarjeta con Agregar fila y Quitar fila.

Una columna también puede ser de archivos: cada gasto con su soporte.

Datos sensibles

Marca como Dato sensible un campo, una columna o una entrada que no debe circular: un número de cuenta, un salario, un documento de identidad. Con Mostrar los últimos 4 caracteres se ve •••• 4050; si no, se ve Dato sensible.

Qué cambia con un dato sensible:

Quien debe responder la tarea lo ve en claro mientras está abierta.
Los demás lo ven oculto. Quien ya decidió y quien administra tareas pueden pulsar Mostrar datos sensibles, y queda registrado en la auditoría. Quien solo puede ver todas las tareas no puede mostrarlo. En el monitor de un caso, mostrarlo exige el permiso de ver datos sensibles de flujos.
Nunca va en los correos, y la IA recibe [dato sensible] en lugar del valor.
Los robots y los webhooks de la tarea sí reciben el valor real, porque lo necesitan para trabajar.
Abrir un archivo sensible cuenta como mostrarlo y también queda en la auditoría.

Siguientes pasos

Probar y publicar: la vista previa con datos de ejemplo y las versiones.
Usar un formulario: en flujos, asistentes y robots.