Almacenamiento

Almacenamiento es el lugar donde tus robots, flujos y asistentes dejan y toman archivos sin depender de una carpeta compartida de red ni de la cuenta de correo de nadie: facturas que un robot descarga y otro procesa, plantillas que un asistente envía por WhatsApp, catálogos en Excel que un asistente consulta. Todo queda en Zoan Cloud, analizado contra malware y, si lo pides, con cada descarga en la auditoría.

Está en Centro › Almacenamiento (ver El menú).

Buckets

Un bucket es un contenedor de archivos con su propio nombre y sus propias reglas. El bucket default siempre existe; crea otros para separar por área o por uso (facturas, catalogos, plantillas).

Para crear uno, pulsa + en el panel Buckets:

1. Proveedor: Zoan Cloud (gestionado).
2. Nombre: letras, números, punto, guion o guion bajo. No se cambia después, porque los procesos, las fuentes de archivos y los catálogos lo referencian por nombre.
3. Descripción, si quieres.
4. Opciones:
   • Solo lectura: los procesos pueden descargar, pero no subir ni borrar. Úsala para material de referencia que nadie debe modificar por accidente.
   • Auditar descargas: registra en la auditoría cada vez que se lee un archivo. Úsala para datos sensibles.
5. Pulsa Crear bucket.

Desde el menú ⋮ del bucket puedes Editar bucket o Eliminar (solo si está vacío).

Archivos y carpetas

Al elegir un bucket ves su contenido, con la ruta de carpetas arriba.

• Subir: varios archivos a la vez, o arrástralos (también carpetas completas) sobre la lista.
• Carpeta: crea una carpeta; puedes escribir una ruta completa (2026/octubre/facturas).
• Buscar archivo o carpeta, filtrar por Tipo (PDF, hojas de cálculo, documentos de texto, imágenes, audio y video…) y marcar Incluir subcarpetas para buscar en todo el bucket.
• Haz clic en un archivo para ver su detalle; doble clic lo abre o lo descarga.
• En el menú ⋮ de cada fila: Descargar, Mover a otra carpeta, Cambiar nombre y Eliminar. Con varios seleccionados, Mover a… y Eliminar actúan sobre todos.

El detalle muestra la Ruta en el bucket con el botón Copiar ruta: es la ruta que usan los procesos y las fuentes de archivos de los asistentes. Si mueves o renombras un archivo, los procesos que usaban la ruta anterior dejarán de encontrarlo.

Desde un robot

Las actividades de Storage trabajan con los mismos buckets: Subir archivo al Storage, Descargar archivo del Storage (por id o por bucket y nombre), Listar archivos del Storage, Obtener URL de archivo del Storage (un enlace temporal para compartir) y Eliminar archivo del Storage. Si no indicas bucket, se usa default.

Desde un asistente

Los asistentes usan un bucket como fuente para Enviar archivos (por ejemplo, la foto o el PDF de una referencia) y para Consultar catálogo desde una hoja de cálculo guardada en el bucket.

Límites

• Cada archivo puede pesar hasta 100 MB.
• Todo lo que guarda tu organización —buckets, adjuntos de tareas y conversaciones, formularios, documentos de bases de conocimiento y de IDP, y versiones de paquetes— comparte una misma cuota según tu plan. El medidor Uso del tenant muestra cuánto llevas; se marca en amarillo desde el 70 % y en rojo desde el 90 %.
• Si una subida superaría la cuota, Zoan Cloud la rechaza con un mensaje claro. Libera espacio borrando archivos, documentos o paquetes que ya no uses, o pide ampliar el almacenamiento.
• Los archivos se analizan contra malware al subirlos; un archivo infectado se rechaza y queda en la auditoría.

Permisos

Ver los archivos, descargarlos, subir y organizar, eliminar y administrar buckets son permisos separados, para que puedas dar, por ejemplo, solo descarga a quien consulta y escritura a quien opera. Ver Usuarios y roles.