Tareas

Cuando un robot, un flujo o un asistente necesita que una persona decida —aprobar un pago, revisar un dato, autorizar una excepción—, crea una tarea. Todas llegan al mismo lugar: Tareas, en el riel del menú. Así nadie tiene que estar pendiente de correos sueltos, y cada decisión queda registrada con quién la tomó y cuándo.

Dónde están

• Tareas › Bandeja muestra las tareas abiertas. El riel indica cuántas tienes pendientes.
• Tareas › Resueltas muestra las ya decididas, canceladas o vencidas.

Cuando te llega una tarea te enteras al instante con las notificaciones: en la campanita del portal y, si las activas, en tu navegador o tu teléfono.

Dentro de la pantalla, los botones Abiertas, Mías y Resueltas cambian la vista. Arriba ves cuántas hay sin tomar, cuántas son tuyas y cuántas están abiertas; la lista se actualiza sola («En vivo»).

Qué tareas ves

Ves las tareas dirigidas a ti, a tus roles, a los grupos donde estás o de los que eres responsable, las de quien cubres como suplente, y las que tomaste o decidiste. Quien administra tareas (permiso para verlas todas) ve las de todo el ambiente.

Cada fila muestra el título, el estado, de dónde viene (Asistente, Flujo de asistente, Proceso, Flujo o API), su catálogo, a quién está dirigida y cuánto lleva esperando. Las marcas Fuera de plazo y Alta (prioridad) te ayudan a decidir por cuál empezar. Puedes filtrar por catálogo y exportar la lista; la exportación respeta lo que puedes ver.

Los estados posibles son Pendiente, Tomada, Decidida, Cancelada y Vencida.

Atender una tarea

1. Abre la tarea. Arriba ves cuándo se creó, su plazo de atención y, si tiene, cuándo vence.
2. Revisa el contexto: el caso del flujo o el item de cola de donde viene, los datos que aportó el asistente, los adjuntos que trae la tarea (hasta 10, los que puso el robot, el flujo o el asistente al crearla; las imágenes se ven en línea) y, si vino de una conversación, el enlace para leerla.
3. Pulsa Tomar si vas a trabajarla con calma: queda a tu nombre 30 minutos para que nadie más la decida a la vez. Soltar la libera.
4. En Decidir, completa el formulario si lo hay, escribe un comentario (condiciones, motivo o instrucciones para continuar; queda en auditoría) y pulsa la opción que corresponda, por ejemplo Aprobar o Rechazar.

Al decidir, quien pidió la tarea continúa solo: el robot recibe la respuesta, el flujo sigue por la rama que corresponde y el asistente retoma la conversación con el usuario. Si la conversación era por WhatsApp y ya pasaron 24 horas, Zoan Cloud envía una plantilla aprobada para retomarla.

Datos sensibles

Si la tarea trae datos personales ocultos, verás Mostrar datos sensibles. Al mostrarlos queda registrado en la auditoría quién los vio.

Reasignar o cancelar

Con permiso para administrar tareas puedes:

• Reasignar: en Asignar a eliges una persona, un rol, un grupo o el responsable de un grupo y pulsas Aplicar. Junto a cada rol y grupo ves cuántas personas tiene, para no enviar la tarea a uno vacío.
• Cancelar: indica por qué; el motivo queda en auditoría.

Plazos y avisos

Cada tarea puede tener dos plazos:

• Plazo de atención: el objetivo de la organización, que se ajusta por origen en Administración › Organización y SSO › Plazos de atención de tareas (SLA), opcionalmente en horario laboral. Si se cumple sin decisión, la tarea se escala una vez al destino de escalamiento y el plazo se extiende.
• Vencimiento: la fecha límite dura. Si llega y no hay a quién escalar, la tarea pasa a Vencida y quien la pidió sigue su camino de «sin respuesta».

Las personas del destino (la persona, los miembros del rol o del grupo, el responsable y los suplentes) reciben un correo cuando llega una tarea nueva, con el enlace directo, y un recordatorio a mitad del plazo. Si se acumulan tareas fuera de plazo, los administradores reciben un aviso. En Inicio, la tarjeta Tareas fuera de plazo te lleva directo a ellas.

Métricas

El panel Métricas (7, 30 o 90 días) muestra cuántas tareas se crearon y decidieron, el tiempo de decisión (con su mediana), el porcentaje dentro del plazo, las vencidas, el detalle por catálogo, quién decide y de dónde vienen las decisiones. Sirve para ver dónde se represan las aprobaciones y ajustar plazos o personas.

Iniciar un caso

Tareas › Iniciar un caso reúne los flujos que arrancan con un formulario: eliges el proceso, llenas el formulario y el caso empieza de inmediato. Ver Iniciar un caso con un formulario.

Siguientes pasos

• Human Tasks — crear y esperar tareas desde un robot.
• Formularios — pedir datos estructurados en la decisión.
• Decisiones humanas en lotes — revisar muchos casos de una vez.
• Grupos, destinatarios y suplencias — dirigir tareas a equipos y cubrir ausencias.
• Usuarios y roles — los permisos para ver, tomar, decidir y administrar tareas.