Seguimiento para quien inicia el caso

Quien inicia un caso de Zoan Flow (una solicitud de compra, un permiso, un reembolso, un mantenimiento) puede seguirlo de punta a punta sin preguntar a nadie y sin planillas de estados que alguien actualiza a mano. Con el seguimiento ganas:

Trazabilidad para el área que pide. Cada solicitud muestra su etapa actual, desde cuándo está en ella y su historia: cuándo pasó por cada etapa, quién decidió y, si el flujo lo comparte, con qué comentario.
Avisos sin correos manuales. Zoan Cloud avisa a quien inició el caso cuando llega a una etapa, cuando una decisión se lo devuelve o lo rechaza, y cuando termina, con su resultado.
Solo lo necesario. El solicitante ve únicamente lo que el flujo le muestra: etapas, decisiones compartidas y los datos o documentos que marques. Nunca datos sensibles, ni respuestas internas de las tareas, ni los casos de otras personas.
Sin permisos de administración. Basta con poder iniciar casos: no hace falta dar acceso al monitor de flujos.

Configurar el flujo

Todo es opcional y se configura en el diseñador del flujo. Un flujo sin estas opciones funciona igual que siempre.

Etapas que ve el solicitante

Selecciona un paso (robot, persona, IA, integración, tabla de decisión, Esperar, Esperar evento o fin) y abre la sección Solicitante del panel de propiedades:

Etapa que ve: el nombre con el que el solicitante ve ese paso, por ejemplo «En revisión» o «En compra». Un paso sin etapa no se le muestra.
Avisarle al llegar aquí: cada vez que el caso llega a esa etapa, el solicitante recibe un aviso. La primera etapa no avisa: quien inició el caso ya sabe que empezó.
En Esperar y Esperar evento, la etapa le dice al solicitante que su caso está en pausa a propósito, por ejemplo «En plazo de entrega» o «Esperando el pago». El aviso llega cuando el caso empieza a esperar (si la fecha ya pasó y el caso sigue de inmediato, no avisa).
En un fin, el campo se llama Resultado que ve («Aprobada», «Entregada»). Sin nombre, el resultado es «Terminada», «Rechazada» (un fin rechazado por una regla de negocio) o «Cancelada».

Decisiones de las tareas

En una tarea de persona, la misma sección agrega:

Mostrarle la decisión y el comentario: el solicitante ve qué se decidió y el comentario de quien decidió. Sin esta opción ve la etapa y quién la cerró, pero no la decisión.
Avisarle si se decide: elige las decisiones que le avisan, por ejemplo Rechazar o Devolver. Si la tarea muestra su decisión, el aviso incluye el comentario. Si cambias el texto de una decisión, la opción la sigue.

Avisar al terminar

Sin ningún paso seleccionado, en la sección Solicitante del flujo, activa Avisar al solicitante al terminar, con el resultado. El aviso llega cuando el caso termina, se rechaza o se cancela.

Datos y documentos que ve

En Variables, marca Visible para el solicitante en las que quieras mostrarle (por ejemplo, el número de la orden de compra o el soporte que se generó). Una variable de tipo archivo aparece como documento descargable.

Zoan Cloud no deja publicar un flujo que muestre al solicitante una variable sensible o la respuesta guardada de una tarea: para compartir una decisión, usa Mostrarle la decisión y el comentario en esa tarea.

Mis solicitudes

Quien inicia casos encuentra Mis solicitudes en el grupo Tareas del menú del ambiente, junto a Iniciar un caso (también desde Ctrl+K). Ahí ve:

En curso y Terminadas: cada solicitud con su flujo, etapa actual, tiempo en la etapa, estado o resultado y fechas.
Al abrir una solicitud, su avance: cuándo se envió, cada etapa con su fecha y duración, quién decidió y, si el flujo lo comparte, la decisión y el comentario; al final, el resultado.
Si la etapa actual es una espera, hasta cuándo: Esperando hasta 21 de oct, 10:00 en un paso Esperar; en un Esperar evento, Esperando y, si tiene tiempo máximo, a más tardar esa fecha. El solicitante nunca ve el nombre de la señal ni cómo se envía.
Los datos y documentos que el flujo le muestra, con un botón para descargar cada archivo.

Después de iniciar un caso con un formulario, el enlace Seguir en Mis solicitudes lleva directo a él.

Un caso que quedó en incidente se muestra En curso: lo resuelve el equipo que opera el flujo.

Avisos

Los avisos llegan a la bandeja de notificaciones de Zoan Cloud y, según las preferencias de cada persona en Mi cuenta › Notificaciones, también como notificación push y por correo:

Tipo	Cuándo	Push	Correo
Avance de tus solicitudes	Llega a una etapa con aviso o recibe una decisión que avisa	Sí, por defecto	No, por defecto
Solicitudes terminadas	El caso termina, se rechaza o se cancela (si el flujo avisa al terminar)	Sí, por defecto	Sí, por defecto

La notificación push dice solo que hay novedades: el detalle se ve en Zoan Cloud con la sesión iniciada. El título del caso aparece con sus datos sensibles enmascarados.

Permisos

Permiso	Qué permite
`orchestration:start_form`	Iniciar casos con el formulario de inicio y seguir los propios en Mis solicitudes.
`orchestration:start`	Lo mismo, además de iniciar casos con variables por la API.

Cada persona ve solo los casos que inició ella misma, en los ambientes a los que tiene acceso. Los casos que inicia un disparador, una cola o un enlace público no son de nadie y no aparecen en Mis solicitudes. Para ver todos los casos de un flujo hace falta el permiso del monitor (orchestration:list).