Retención de datos

Gobierno › Retención de datos decide, para toda la organización, cuánto tiempo queda cada tipo de dato activo (visible y operable en el portal) y qué pasa cuando ese tiempo vence:

• Archivar (por defecto): el registro sale de la plataforma a un .zip en formato abierto —un JSON por registro, con sus adjuntos— en el almacenamiento de Zoan Cloud o en tu propio contenedor (Amazon S3 o compatible, Cloudflare R2 o Azure Blob Storage). Lo archivado se conserva hasta que tú lo borres: sirve para auditorías, requerimientos judiciales u obligaciones de conservación de tu sector.
• Borrar: el registro se elimina sin archivo. Solo ocurre si lo eliges para ese tipo de dato, y cada borrado queda en la bitácora de auditoría.

Ver la página exige el permiso Ver la retención de datos (retention:read); cambiarla y pedir la exportación completa, Cambiar la retención de datos (retention:manage). Los dos vienen en los roles Propietario y Administrador; el Auditor solo ve y descarga.

Para atender a una persona que pide suprimir sus datos, usa Datos personales.

Tipos de dato y tiempos por defecto

Dato	Qué sale	Días activos por defecto
Ejecuciones y sus registros	La ejecución terminada con su registro paso a paso y las sesiones de visualización.	30
Ítems de cola terminados	Ítems en estado final (exitoso, fallido, excepción de negocio, abandonado, reintentado o borrado).	120
Conversaciones de asistentes cerradas	La conversación con sus mensajes, acciones y adjuntos.	90
Casos terminados de Zoan Flow	El caso completado o cancelado con su formulario de inicio, sus pasos, eventos y archivos.	90
Tareas humanas cerradas	La tarea decidida, cancelada o vencida con su formulario, su respuesta y sus archivos.	90
Documentos de IDP	El archivo original, sus páginas y su extracción.	90 desde que se subió
Archivos de almacenamiento	Los archivos de los buckets de personas y robots.	Se conservan sin vencimiento
Bitácora de auditoría	Los eventos de la bitácora.	730 (2 años)

En todos los tipos la acción por defecto es archivar, salvo en los archivos de almacenamiento, que por defecto se conservan.

El tiempo activo de ejecuciones, ítems de cola, conversaciones y tareas humanas tiene como tope los días que incluye tu plan; el de los casos de Zoan Flow, el de los casos del plan. La página muestra el tope de cada tipo. Los documentos de IDP, los archivos de almacenamiento y la bitácora de auditoría no los limita el plan; los documentos y los archivos cuentan contra el almacenamiento de tu plan.

Lo que todavía se usa nunca sale: una ejecución que forma parte de un caso abierto de Zoan Flow, un ítem de cola del que depende un caso abierto o una tarea de un caso abierto se quedan hasta que el caso termine, y un archivo adjunto a una tarea abierta se queda mientras la tarea siga abierta.

Tareas humanas

Sale la tarea cerrada completa: el formulario que se mostró, la respuesta y los archivos que se adjuntaron. Si la tarea tomó un archivo de un bucket, el .zip lleva una copia y el original se queda en su bucket, con la política de ese bucket.

Documentos de IDP

Los 90 días cuentan desde que se subió el documento. Si el ambiente o el robot fijó una retención al subirlo, esa fecha manda, sea antes o después de los 90 días. El .zip lleva el archivo original y la extracción; las páginas renderizadas se generan de nuevo a partir del original, así que solo se borran.

Archivos de almacenamiento

Por defecto los archivos de los buckets se conservan: un robot o una persona pueden seguir usándolos cuando los necesiten. Si prefieres que salgan, elige Archivar o Borrar pasados los días que quieras, para todos los buckets o para un bucket en particular. La regla se aplica a los archivos; las carpetas y lo que el sistema guarda para una conversación, una tarea o un caso salen junto con su conversación, su tarea o su caso.

Formularios

Lo que se envía en un formulario queda en la tarea que lo pidió (respuesta y archivos) o en el caso de Zoan Flow que inició (formulario de inicio y archivos), y sale con ellos: tiene la misma retención que la tarea o el caso.

Medios de las ejecuciones

Los archivos que un robot sube a un bucket durante una ejecución —por ejemplo, una captura de pantalla puesta a propósito en el manejo de excepciones— quedan ligados a esa ejecución. Cuando la ejecución se archiva, su .zip lleva una copia de esos archivos, así el lote queda completo para una auditoría; el original sigue en su bucket con la política de ese bucket.

La columna Vencidos hoy dice cuántos registros pasaron ya su tiempo activo y saldrán en el próximo barrido.

Reglas por proceso, por cola o por bucket

Cuando un proceso, una cola o un bucket necesita otro tiempo, agrega una regla en Por proceso o por cola: sus ejecuciones, sus ítems o sus archivos siguen esos días y esa acción en lugar de la regla general. Por ejemplo, conservar 90 días las ejecuciones de la nómina y archivar a los 30 el resto, o borrar a los 30 días los archivos de un bucket de trabajo y conservar los de los demás. Quitar la regla devuelve el proceso, la cola o el bucket a la regla general.

Destino del archivo

Destino	Qué necesitas	Almacenamiento del plan
Zoan Cloud	Nada: es el destino por defecto. Descargas cada lote desde la página.	Cuenta contra el almacenamiento de tu plan hasta que borres el lote.
Amazon S3 o compatible	Bucket, región (o el endpoint https de un proveedor compatible), llave de acceso y llave secreta.	No consume.
Cloudflare R2	ID de la cuenta, bucket, llave de acceso y llave secreta.	No consume.
Azure Blob Storage	Cuenta de almacenamiento, contenedor y un token SAS del contenedor.	No consume.

En los tres contenedores propios puedes indicar un prefijo para que los lotes queden en una carpeta. La llave necesita permiso de escribir y leer (y, si quieres que la prueba se limpie sola, de borrar): Zoan Cloud escribe cada lote, lo vuelve a leer para verificarlo y solo entonces lo quita de la plataforma.

Probar conexión escribe un archivo pequeño en .zoan-archive-test/, lo lee y lo borra. Probar y guardar guarda el destino solo si la prueba pasa. La llave secreta o el token se guardan cifrados y no se vuelven a mostrar; para cambiar otro campo deja el secreto vacío y se conserva el guardado.

Los contenedores propios se alcanzan solo por https y por nombres públicos de internet.

Cupo del archivo en Zoan Cloud

Lo archivado en Zoan Cloud cuenta contra el almacenamiento de tu plan. Si un lote no cabe, el archivo automático de la organización se pone en pausa y lo vencido sigue activo en la plataforma: nada se borra ni se pierde. Mientras siga en pausa:

• La página muestra el aviso con lo usado y el cupo.
• Owner y Admin reciben un correo, como mucho uno por semana.
• La pausa y su fin quedan en la bitácora (retention.archive_paused y retention.archive_resumed).
• Los borrados que eligió la organización siguen funcionando.

Para que el archivo siga, haz espacio o amplíalo: borra lotes archivados que ya descargaste, libera archivos, lleva el archivo a un contenedor propio (no consume cupo) o pide más almacenamiento. La pausa se levanta sola en el primer barrido en que el lote cabe.

Cómo sale un lote

Una vez al día, Zoan Cloud revisa cada tipo de dato:

1. Agrupa lo vencido por tipo, mes y proceso o cola (o flujo, en los casos de Zoan Flow) en lotes.
2. Arma el .zip y lo sube al destino.
3. Lo vuelve a leer y comprueba el sha256 del .zip, el manifiesto y cada registro.
4. Solo entonces quita los registros de la plataforma, y deja el lote en el historial y en la bitácora (qué, cuántos y dónde).

Si el destino falla o la verificación no coincide, nada sale de la plataforma: el lote queda como Reintentando con el motivo, y al día siguiente se retoma el mismo lote.

La sección Lotes lista cada lote con su fecha, tipo, periodo, registros, tamaño, destino y estado. Los lotes en Zoan Cloud se descargan con un enlace temporal y se pueden borrar (libera el espacio; no se puede deshacer). Los lotes de un contenedor propio se descargan y se borran desde ese contenedor.

Formato del .zip

La ruta de cada lote dentro del destino es:

<tipo>/<año>/<mes>/<proceso-o-cola>/<lote>.zip

<tipo> es executions, queue_items, conversations, flow_instances, human_tasks, documents, storage_files o audit. El segmento del proceso, la cola, el flujo o el bucket (su nombre y el inicio de su identificador, p. ej. facturacion-3f2a1b9c) solo aparece en ejecuciones, ítems de cola, casos y archivos de almacenamiento; lo que no lo tiene va en sin-proceso (o sin-cola, sin-flujo, sin-bucket). En Zoan Cloud, la ruta empieza por archive/<id de la organización>/; en un contenedor propio, por el prefijo que elijas.

Dentro del .zip:

Entrada	Contenido
manifest.json	Formato (zoan-archive, versión 1), organización, tipo, alcance, periodo, fecha, conteo de registros y adjuntos, y por cada uno su ruta, tamaño y sha256.
records/<id>.json	Un registro con todo lo que tenía en la plataforma: la ejecución con su registro paso a paso, el ítem de cola, la conversación con sus mensajes y acciones, el caso con sus pasos y eventos, la tarea con su formulario y su respuesta, el documento con su extracción, los datos del archivo de almacenamiento o el evento de auditoría.
attachments/<id del registro>/<archivo>	Los archivos del registro, cuando los tiene: adjuntos de la conversación, archivos del caso o de la tarea, medios de la ejecución, el original del documento o el archivo del bucket.

El sha256 del .zip completo queda en el historial y en la bitácora: con él puedes demostrar que el lote no cambió.

{
  "format": "zoan-archive",
  "version": 1,
  "data_type": "executions",
  "scope": { "id": "3f2a1b9c-…", "name": "Facturación" },
  "period": "2026-09",
  "record_count": 25,
  "attachment_count": 0,
  "records": [{ "id": "…", "path": "records/….json", "bytes": 18234, "sha256": "…" }],
  "attachments": []
}

Exportar la bitácora de auditoría

Además del archivo a los 2 años, puedes llevar la bitácora a tu propio sistema (un SIEM o un almacén de datos):

• En Gobierno › Auditoría, elige Desde y Hasta, el formato (CSV o JSON) y Exportar. Respeta los filtros de la bitácora.
• Con la API de Zoan Cloud: GET /v1/audit-events con from, to, event_type, entity_type y paginación por cursor. Para traerla de forma continua, consulta con from igual a la fecha del último evento que ya tienes.

Exportación completa de la organización

En Gobierno › Retención de datos › Exportación completa pides una copia de todos los datos de la organización en un solo .tar.gz, que se abre con cualquier herramienta, sin Zoan:

• Los datos: un archivo JSON por tabla, con una fila por línea.
• Los archivos de la organización.
• Los lotes archivados en Zoan Cloud.

No incluye secretos ni credenciales (contraseñas, tokens, llaves). Pedirla exige retention:manage. Se arma en segundo plano, una a la vez por organización; cuando está lista, quien la pidió recibe un correo y la descarga desde la página con un enlace temporal. Cada exportación se conserva 7 días.

Fin del contrato

Cuando la organización se queda sin una suscripción activa (cancelada o vencida), tiene 90 días para llevarse sus datos:

• La exportación completa se arma sola y el Owner recibe un correo para descargarla; esa exportación se conserva hasta el fin del plazo.
• Durante el plazo se puede seguir entrando a Zoan Cloud y pedir una exportación nueva.
• 15 días antes del fin del plazo llega un recordatorio.
• Si la organización vuelve a tener una suscripción activa, el fin del contrato se anula y todo sigue como estaba.

Al vencer el plazo, la organización se programa para eliminación.

Siguientes pasos

• Datos personales — suprimir o anonimizar los datos de una persona que lo pide.
• Gobierno — Gobierno de IA, Consumo de IA y Auditoría.
• Almacenamiento — cuánto espacio incluye tu plan.
• API de Zoan Cloud — cuentas de servicio y claves.