Formularios

Un formulario es lo que una persona llena cuando una tarea le pide decidir algo: aprobar un anticipo con su soporte, completar los ítems de una compra con su total, corregir un dato que el robot no pudo leer. Lo diseñas una sola vez en la biblioteca, sin escribir código, y lo usan tus flujos, tus asistentes de IA y tus robots.

Lo que ganas

Respuestas completas a la primera. Los campos obligatorios, los formatos (una cédula, un NIT, una placa) y los topes se revisan antes de enviar. Quien decide no puede dejar fuera el soporte ni escribir un monto imposible, y nadie tiene que devolver la tarea para pedir lo que faltó.
Formularios que se adaptan. Las reglas muestran, ocultan u obligan campos según lo que la persona va llenando o según la decisión (por ejemplo, el motivo solo se pide al rechazar). Los totales y los cálculos se hacen solos.
Un solo diseño para todo. El mismo formulario sirve en un paso de persona de un flujo, en la aprobación de un asistente y en la tarea que crea un robot. Cambias el diseño en un lugar, publicas una versión nueva y cada uno decide cuándo la adopta.
Datos sensibles protegidos. Marca un campo como sensible y su valor no aparece en correos, en la IA ni ante quien no debe verlo. Quien sí puede verlo pulsa Mostrar y queda registrado.
Cambios sin sorpresas. Cada publicación crea una versión que no cambia. Las tareas que ya se crearon siguen con la suya, y si un cambio puede romper a un robot, Zoan Cloud te avisa antes de publicar.

Dónde está

En el menú, Centro › Flujos › Formularios. La biblioteca es del ambiente que eliges arriba a la derecha.

La biblioteca

La lista muestra cada formulario con su estado y la hora de su último cambio:

Estado	Qué significa
Sin publicar	Todavía no tiene versiones: nadie lo puede usar.
Publicado · v_N_	La versión N es la vigente.
Cambios sin publicar	El borrador tiene cambios que aún no están en una versión.
Archivado	Ya no aparece al elegir formularios. Lo que ya lo usa sigue funcionando.

Filtra por Activos, Archivados o Todos, y busca por nombre.

Crear un formulario

Pulsa Nuevo formulario.
En Cómo empezar, elige En blanco, una plantilla (Aprobación simple, Solicitud con soporte, Ítems con total o Solicitud de anticipo) o Importar un archivo (un .json exportado de Zoan Cloud, de este u otro ambiente).
Escribe el Nombre. Es único en el ambiente y los robots lo buscan por este nombre, así que elige uno claro y estable. Agrega una Descripción si quieres.
Pulsa Crear y diseñar. Se abre el diseñador.

Acciones de cada formulario

Versiones y dónde se usa: las Versiones publicadas (la Vigente marcada, cada una descargable) y Dónde se usa: qué flujos, asistentes, robots, integraciones por API y tareas abiertas lo usan. Antes de cambiar algo importante, mira aquí a quién afecta.
Cambiar nombre: si hay robots que lo usan, te avisa cuáles, porque lo buscan por su nombre actual y fallarían al crear la tarea hasta que actualices su actividad Create Human Task.
Duplicar: crea «Copia de nombre» para partir de un diseño existente.
Archivar y Restaurar: archivar lo saca de la lista al elegir formularios y los robots ya no lo encuentran por nombre, pero las versiones que ya usan flujos, asistentes y tareas abiertas siguen funcionando, y las tareas abiertas se pueden responder. Antes de archivar ves qué robots lo usaron en los últimos 30 días.

Los formularios no se borran: se archivan, para que ninguna tarea pierda el diseño con el que se creó.

Quién puede hacer qué

Permiso	Qué permite	Roles que lo traen
`form:list`	Ver la biblioteca, abrir un formulario, su vista previa y sus versiones.	Propietario, Admin, Desarrollador, Diseñador de IA, Operador, Asesor de atención, Auditor, Lector
`form:manage`	Crear, diseñar, publicar, duplicar, renombrar y archivar.	Propietario, Admin, Desarrollador, Diseñador de IA

Para responder un formulario basta con poder decidir la tarea en la bandeja: no hace falta ningún permiso de formularios. Para ver datos sensibles, ver Datos sensibles.

Planes y límites

El diseño de formularios se activa por plan. Sin él, puedes ver y archivar los formularios que ya tienes, y todo lo que ya los usa sigue funcionando; para crear o editar, la página te ofrece Ver planes. El plan también fija cuántos formularios activos puedes tener (los archivados no cuentan). Al llegar al tope, archiva alguno o cambia de plan.

Cada formulario admite, entre otros: hasta 150 campos, 30 secciones de hasta 4 columnas, 10 tablas de hasta 20 columnas y 200 filas, y adjuntos de hasta 25 MB cada uno (30 archivos y 100 MB por tarea entre todo lo que suba quien responde, aparte de los adjuntos con que llega la tarea). Todos los topes están en la referencia.

Siguientes pasos

Diseñar un formulario: campos, secciones, reglas, cálculos, archivos, tablas y datos sensibles.
Probar y publicar: vista previa, «Probar envío» y versiones.
Usar un formulario: en un flujo, en un asistente y desde un robot.
Referencia del esquema y de la API.