Datos personales (supresión a pedido del titular)

Gobierno › Datos personales te deja atender la solicitud de una persona que pide suprimir sus datos —el derecho de supresión del habeas data (Ley 1581 de 2012)— desde un solo lugar: buscas por un dato, ves dónde aparece, decides qué hacer y descargas una constancia para responderle. La búsqueda y la supresión llegan también a los lotes archivados, así que la respuesta cubre todo lo que tu organización conserva en Zoan Cloud o en tu contenedor.

Está en todos los planes. Usarla exige el permiso data_subject:manage (buscar y suprimir o anonimizar los datos de una persona a su pedido, con constancia), que viene en los roles Propietario y Administrador; puedes sumarlo a un rol de tu organización, por ejemplo el del oficial de protección de datos.

Cómo atender una solicitud

1. Registra la solicitud: escribe el dato de la persona y el soporte de la solicitud (por ejemplo, el número de radicado).
2. Busca: Zoan Cloud revisa lo activo y lo archivado, y muestra la vista previa.
3. Elige la acción: Suprimir o Anonimizar, y confírmala escribiendo SUPRIMIR o ANONIMIZAR.
4. Descarga la constancia en PDF para responder a la persona y guardarla con la solicitud.

El dato que se busca

Se busca por un dato de la persona:

Dato	Cómo se encuentra
Correo	Tal cual, sin importar mayúsculas.
Teléfono	Con o sin espacios, guiones, paréntesis o indicativo: +57 300 123 4567 encuentra también 3001234567.
Número de documento	Con o sin puntos: 1.020.304.050 encuentra también 1020304050.
Otro texto	Cualquier otro dato que identifique a la persona, como un nombre completo o un número de cliente.

Dónde se busca

Dónde	Qué se revisa
Conversaciones de asistentes	Mensajes y acciones.
Citas agendadas	La cita y sus datos.
Tareas humanas	Formulario y respuesta.
Casos de Zoan Flow	Formulario de inicio, pasos y eventos.
Ítems de cola	Los datos del ítem.
Ejecuciones	El registro paso a paso.
Documentos de IDP	Nombre, referencia y extracción.
Archivos de almacenamiento	El nombre del archivo.
Lotes archivados	Los registros de cada lote, en Zoan Cloud o en el contenedor vigente.

La vista previa

Antes de tocar nada ves, por cada tipo de dato, cuántos registros tienen el dato, cuáles siguen en curso y algunos ejemplos para confirmar que la búsqueda encontró a la persona correcta, y cuántos registros hay en lo archivado.

Suprimir o anonimizar

Acción	Qué hace
Suprimir	Borra los registros terminados que tienen el dato.
Anonimizar	Reemplaza el dato por [dato suprimido] donde aparezca y conserva el resto del registro: las cifras y la trazabilidad de tu operación siguen intactas.

Los documentos de IDP y los archivos de almacenamiento se borran en las dos acciones, porque el dato está dentro del archivo.

En lo archivado, cada lote que tiene el dato se reescribe sin esos registros (o con el dato reemplazado), se verifica y su nuevo sha256 queda en el historial de Retención de datos, así el lote sigue siendo comprobable.

Lo que sigue en curso

Una conversación abierta, una tarea pendiente, un caso o una ejecución en marcha, un ítem sin procesar o una cita futura no se tocan, para no interrumpir la operación. La vista previa y la constancia los muestran: cuando terminen, vuelve a buscar y completa la solicitud.

La bitácora de auditoría

La bitácora de auditoría no se modifica: es una obligación de conservación y no guarda el contenido de los registros. Cada paso de la solicitud queda en ella sin el dato, solo con su versión enmascarada y su huella sha256:

Evento	Cuándo
data_subject.request_created	Se registra la solicitud.
data_subject.searched	Se hace la búsqueda.
data_subject.confirmed	Se confirma la acción.
data_subject.applied	Se aplica la acción.
retention.archive_rewritten	Se reescribe un lote archivado.
data_subject.certificate_downloaded	Se descarga la constancia.

La constancia

Al terminar, el dato buscado se borra de la solicitud y descargas una constancia en PDF con:

• La organización, la solicitud y su soporte.
• El dato enmascarado y su huella sha256.
• Qué se hizo en lo activo y en lo archivado.
• Qué quedó en curso.
• Quién pidió la acción y quién la confirmó.

Siguientes pasos

• Retención de datos — cuánto tiempo queda activo cada dato y cómo se archiva.
• Gobierno — Gobierno de IA, Consumo de IA y Auditoría.
• Organización y SSO — política de datos personales que la IA enmascara.