Iniciar un caso con un formulario

Con el formulario de inicio, un caso de Zoan Flow ya no depende solo de una cola, un horario, un webhook o la API: cualquier persona con permiso lo inicia llenando un formulario en Zoan Cloud. Con él ganas:

Casos que empiezan bien. El formulario valida en pantalla y Zoan Cloud vuelve a validar al recibir: un caso nunca arranca con un dato obligatorio vacío o con un tipo que el flujo no espera.
Adjuntos seguros desde el primer paso. Los archivos se revisan por su contenido real y con antivirus antes de guardarse, y llegan al caso listos para que un robot los lea.
Un solo formulario para todo. Es el mismo motor de formularios de las tareas humanas: secciones, reglas para mostrar u ocultar campos, cálculos, tablas y campos sensibles.
Cada caso con su historia. El monitor muestra quién lo inició, cuándo y con qué versión del formulario.
Sin casos repetidos. Un doble clic o un reintento después de perder la conexión devuelven el mismo caso.

Elegir el formulario de inicio

En el diseñador del flujo, selecciona el evento de inicio y abre la sección Inicio del panel de propiedades:

Elige de dónde sale el formulario:
- De la biblioteca: un formulario de Formularios con una versión fija, o Vigente, que usa la versión publicada en el momento de enviar. La versión fija es la opción segura: un cambio en el formulario no afecta al flujo hasta que la actualices.
- Diseñado aquí: un formulario que vive dentro del flujo y diseñas ahí mismo.
Revisa la tabla campo → variable. Cada campo va a la variable de entrada del flujo con su mismo nombre; si quieres otra, elígela en la fila, o marca No pasar al caso.
Para un campo que todavía no tiene variable, Crear variable la agrega al flujo con el tipo correcto (y sensible, si el campo lo es).
Con Vista previa ves el formulario tal como lo verá quien inicia el caso.

Qué se revisa al publicar

Zoan Cloud no deja publicar un formulario de inicio que no encaje con el flujo, y te dice exactamente qué corregir:

Error	Qué hacer
Un campo va a una variable que no existe o que no es de entrada.	Elige otra variable o créala como variable de entrada.
El tipo del campo no cabe en la variable (por ejemplo, una casilla en una fecha).	Cambia el tipo de la variable o elige otra.
Dos campos van a la misma variable.	Cada variable recibe un solo campo.
Una variable de entrada obligatoria no recibe ningún campo.	Agrega el campo al formulario o asígnale uno: si no, el caso nunca podría iniciar.
Un campo sensible va a una variable que no es sensible.	Marca la variable como sensible: así el monitor la muestra enmascarada.
El formulario usa decisiones o entradas obligatorias.	Un formulario de inicio no tiene decisiones ni entradas: quítalas.

También verás advertencias que no bloquean: un campo que no llega al caso, una variable obligatoria alimentada por un campo que puede quedar vacío (opcional u oculto), o un archivo sensible que queda en Almacenamiento.

Compatibilidad de tipos:

Campo del formulario	Variable del flujo
Texto, área de texto, correo, teléfono, lista, opciones	Texto
Fecha	Fecha (o texto)
Fecha y hora	Fecha y hora (o texto)
Número, moneda	Número (o entero, si el campo no tiene decimales)
Casilla	Verdadero/falso
Selección múltiple, tabla	Lista
Archivo	Archivo (si admite uno solo) o lista de archivos

Iniciar un caso

Desde la vista del flujo, el botón Iniciar caso abre el formulario.
Las personas de negocio usan Iniciar un caso, en el grupo Tareas del menú del ambiente, junto a Mis solicitudes (también desde Ctrl+K): ahí ven solo los flujos que se inician con un formulario y eligen uno.

Al pulsar Iniciar caso, el formulario se revisa en pantalla; si algo no cumple, el campo queda marcado sin perder lo escrito. Cuando el caso inicia, ves su título y, si tienes permiso para ver casos, el enlace Ver en el monitor. Iniciar otro deja el formulario listo para un caso nuevo. Quien no ve el monitor encuentra Seguir en Mis solicitudes: ahí sigue el avance de su caso (ver Seguimiento para quien inicia el caso).

Permisos

Permiso	Qué permite
Iniciar casos de flujos llenando su formulario de inicio (`orchestration:start_form`)	Iniciar casos solo con el formulario, siempre validado. Ideal para roles de negocio.
Iniciar casos de flujos (`orchestration:start`)	Además de lo anterior, iniciar casos por la API con cualquier dato de entrada.

Sin uno de los dos, el botón, la página y el menú no aparecen.

Archivos adjuntos

Los campos de archivo suben al almacenamiento del ambiente con la misma seguridad que el resto de Zoan Cloud: se revisa el contenido real del archivo (un ejecutable con extensión .pdf no pasa), los tipos y el tamaño que permite el campo, el antivirus (si no se puede analizar, el archivo se rechaza) y la cuota de almacenamiento.

Mientras llenas el formulario, cada archivo es tuyo: nadie más lo ve ni lo puede usar.
Al iniciar el caso, los archivos quedan en el bucket formularios-inicio, en la carpeta del caso (orchestrations/<caso>/inicio/), y llegan a la variable como archivo: un robot los descarga como cualquier archivo de Almacenamiento.
Lo que subiste y no quedó en el caso (por ejemplo, de un campo que terminó oculto) se borra, y lo que nunca se envió se limpia solo a las pocas horas.
La retención de casos y el borrado de datos de una persona también alcanzan estos archivos.

En el monitor

La lista de casos muestra el origen Formulario, y el detalle dice Iniciado por formulario por y el nombre de la persona, con la versión del formulario. La auditoría registra quién lo inició, cuándo y con qué versión, sin guardar las respuestas.

Enlace público (opcional)

Si quieres que personas sin cuenta (proveedores, clientes) inicien casos, activa el enlace público del flujo. Está desactivado por defecto y lo administra quien puede publicar el flujo.

Una URL por flujo, en la sección Inicio del evento de inicio (bloque Enlace público), que puedes Copiar, Cambiar enlace (la anterior deja de funcionar al instante), desactivar o Eliminar enlace cuando quieras.
Topes que tú eliges: envíos por hora del enlace y tamaño máximo por archivo.
Protección contra abuso sin servicios externos: límites por dirección IP, un formulario que vence a las dos horas, una espera mínima antes de enviar y un campo trampa que los robots de spam llenan y las personas no. Cada formulario abierto inicia, como máximo, un caso.
Auditoría con la IP de quien envió; el caso no guarda la IP.
Quien envía ve Recibimos tu solicitud con una referencia corta del caso, nunca sus datos internos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir iniciando el flujo por cola, horario, webhook o API? Sí. El formulario de inicio es una forma más de iniciarlo; las demás siguen igual.

¿Qué pasa si cambio el formulario de la biblioteca? Con versión fija, nada: el flujo sigue con su versión hasta que la actualices y publiques. Con Vigente, el flujo usa la versión nueva; si ya no encaja con las variables del flujo, el formulario deja de estar disponible y quien diseña el flujo ve qué corregir.

¿Los campos sensibles quedan protegidos? Sí: deben ir a variables sensibles, que el monitor muestra enmascaradas y solo revela quien tiene permiso.